Dicas Governança Qualidade

ANÁLISE e REDESENHO de processos.

Redesenhar processos consiste em:

♦ Realizar uma avaliação da situação atual do processo, investigando os aspectos que precisam ser analisados de acordo com as metas de desempenho desejadas e identificando as melhorias que conduzirão aos resultados esperados;

♦ Propor um novo desenho organizacional (projeto ou forma de trabalho) para o processo de negócio, de acordo com os objetivos estratégicos e foco nas necessidades e expectativas do cliente (interno e/ou externo), gerando uma nova versão do processo, com ganhos efetivos de eficiência, eliminação de atividades que não agregam valor, otimização de custos e recursos, e melhoria da qualidade e segurança;

♦ Planejar as ações para a implantação e acompanhamento da nova versão de processo.

Estas atividades devem começar após o término da fase de mapeamento de processos, quando temos a representação da situação atual, ou seja, como ele é realizado, quem são os responsáveis, quais são as maiores dificuldades/fragilidades e suas oportunidades de melhoria.

Então, a seguir, é iniciado o trabalho de análise, projeção e definição da situação futura desejada do funcionamento do processo. Portanto, o que conhecemos por redesenho de processos é a nova forma como os processos deverão funcionar no futuro, incorporando as mudanças necessárias.

Vale destacar que as alterações e melhorias adotadas devem estar em total consonância com os requisitos legais aplicáveis a cada processo redesenhado e que, ao gerar as ideias de mudanças, busque conhecer outras práticas através de benchmarking (avaliação comparativa) em organizações que atuam ou não no mesmo ramo para comparação de práticas e desempenho.

Sair do estágio de pensamento atual e gerar ideias de mudanças requer o entendimento destes princípios fundamentais da melhoria:

  • Saber por que precisa melhorar;
  • Ter um mecanismo de feedback (retroalimentação) para dizer se a melhoria está acontecendo;
  • Desenvolver uma mudança efetiva que irá resultar em melhoria;
  • Testar uma mudança em pequena escala antes de tentar implementar;
  • Saber quando e como fazer a mudança permanente (implementar a mudança).

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Fontes: EDTI. Os 5 princípios fundamentais da melhoria. 2016. [s.n.]. Disponível em: <https://www.escolaedti.com.br/os-5-principios-fundamentais-da-melhoria>. Acesso em: 14 nov. 2020; IPROCESS. Análise e redesenho de processos. [s.d.], [s.n.]. Disponível em: <https://iprocess.com.br/bpm/analise-e-redesenho-de-processos/>. Acesso em: 13 nov. 2020; LANGLEY, Gerald L. et al. O Guia de melhoria: uma abordagem prática para melhorar o desempenho organizacional. 2 ed. São Francisco: Jossey-Bass Publishers; 2009; PETENATE, Ademir; BOREM, Paulo. Modelo de melhoria: três questões fundamentais. Institute for Healthcare Improvement (IHI). [s.d.]. Disponível em: <https://vdocuments.mx/reader/full/modelo-de-melhoria-3-o-que-preciso-para-melhorar-um-sistema-adesejo>. Acesso em: 14 nov. 2020; VENKI. Redesenho de processos BPM: definição e conceito. [s.d.], [s.n.]. Disponível em: <https://www.venki.com.br/blog/redesenho-de-processos/>. Acesso em: 13 nov. 2020.

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