Uma das máximas da Qualidade é que “não existe controle sem padronização”. (Juran)
A padronização de processos é um meio da organização garantir a qualidade de seus produtos e serviços, através da uniformização de suas atividades e da criação de padrões a serem seguidos pelos colaboradores, considerando a maneira mais segura, fácil, barata e confiável de um funcionário garantir a qualidade. Padronizar significa igualar ou uniformizar os processos, para garantir um resultado desejado. Padrão é um exemplo, um modelo oficial.
A padronização tem como objetivo definir especificações técnicas que auxiliem na maximização da compatibilidade, reprodutibilidade, segurança ou qualidade de determinado processo, produto ou serviço.
A falta de padronização dos processos provocam aumento de custos e uso de recursos de forma desnecessária. Por outro lado, a padronização traz algumas vantagens:
- Formaliza modelos de trabalho;
- Esclarece o fluxo das atividades;
- Identifica as responsabilidades e responsáveis;
- Permite a comunicação do propósito e a consistência das ações;
- Melhora a execução das operações, minimizando erros de processo decorrentes de ações sem planejamento;
- Reduz desperdícios e custos com retrabalho;
- Otimiza a execução das atividades;
- Prove treinamento apropriado;
- Assegura a rastreabilidade e a repetibilidade;
- Prove evidências objetivas.
O formato dos padrões pode ser:
- DESCRITIVO: forma textual (p. ex., manual, política, procedimento operacional padrão e protocolo) para detalhar algo, apresentando os aspectos mais importantes e característicos;
- ESQUEMÁTICO: forma de fluxograma, diagramas, figuras ou outras representações com apelo visual.
A padronização de processos é uma etapa essencial para organizações que desejam implementar uma cultura de melhoria contínua. Isso porque ela permite obter um controle maior sobre todas as atividades realizadas, garantindo o padrão de qualidade esperado.
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Fontes: Adaptado de ABNT – ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR ISO 9000:2015. Sistemas de gestão da qualidade – Fundamentos e vocabulário. Rio de Janeiro, 2015; ___________. NBR ISO 9001:2015. Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos. Rio de Janeiro, 2015; ALMEIDA, Vinicius Nóbile de. Entenda tudo sobre padronização de processos: o que é, importância, benefícios e como fazer. 2018. Disponível em: <https://www.euax.com.br/2018/09/padronizacao-de-processos/>. Acesso em: 13 nov. 2020; KERN, Allan Egon. Gestão de qualidade, riscos e segurança do paciente. São Paulo : Editora Senac São Paulo, 2017. (Série Universitária). E-Book; e SCHULTZ, Felix. Padronização de processos: melhore a produtividade da sua empresa. 2019. Disponível em: <https://bomcontrole.com.br/padronizacao-de-processos/>. Acesso em: 13 nov. 2020.
Imagem: Criador: anyaberkut | Crédito: Getty Images/iStockphoto
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